מנהל כספים חיצוני – מתי העסק צריך אותו?

external cfo

בישראל פועלים כחצי מיליון עסקים קטנים ומדי שנה כ-41,000 מהם נאלצים לסגור שעריהם. על פי סקר שפורסם על ידי משרד הכלכלה בתחילת השנה, כ-25% (!) מבעלי העסקים הקטנים והבינוניים מדווחים שחולפת בראשם מחשבה על סגירה.

כשמצליבים את הנתונים האלה עם החסמים המרכזיים לכישלון עסקים בישראל, התמונה הופכת לברורה עוד יותר. מכון BDI בדק ומצא שסיבות פיננסיות הן המקור לסגירת כ-30% מהעסקים. סקר BDI מגלה גם שכ-16% מהעסקים נסגרים בגלל חוסר בקרה על הוצאות ו-14% בעקבות השקעות גדולות מדי. ב-8% מהמקרים החסם שגורם לקריסה הוא גבייה לקויה.

הבאנו את המידע הזה לא בשביל להקשות עליכם אלא דווקא משום שקיים פתרון שיכול לסייע. למרות שעסקים רבים אינם נעזרים בו, מנהל כספים חיצוני הוא בעל מקצוע שמסוגל להפחית משמעותית את עוצמתם של כל החסמים שהוזכרו. לכן, התשובה לשאלה "מתי לקחת מנהל כספים חיצוני לעסק?" יכולה להיות "יפה שעה אחת קודם".

לנצח על תזמורת של איש אחד

חסמים פיננסיים והתנהלות כלכלית לקויה הם מנת חלקם של עסקים קטנים ובינוניים בעיקר משום שלרוב מדובר על עסקים שפועלים בשיטת הפירמידה הצרה. כלומר, בעל העסק אשר הקים את החברה בעשר אצבעותיו מנקז אליו את מלוא הסמכויות ומתקשה "לשחרר" משימות החוצה. לא אחת הוא מתפקד כתזמורת איש אחד ומשמש במקביל כעובד, מנהל, איש שיווק, מנהל כספים, מחלקת שירות לקוחות, משפטן וכו'.

הנושאים הפיננסים שקשורים להצלחת העסק עוברים כחוט השני בין כל התפקידים הללו ויכולים לדון את העסק להצלחה או כישלון. לכן, כשבעל העסק מחזיק בידיו במלוא הסמכויות, הצרות באות בשלשות. הן מכיוון שאין לו די זמן להשקיע בכל אחד ואחד מהתחומים, והן בגלל שהוא חסר ניסיון והשכלה בכל ההיבטים הרלבנטיים. בנוסף, בעל עסק שלא מוקף ביועצים אובייקטיבים עלול לשגות שכן החלטותיו לא עומדות לביקורת.

מנהל כספים חיצוני נכנס במקרה זה לעובי הקורה ומאפשר לנהל את העניינים הפיננסיים בצורה יעילה ומקצועית. הוא מספק נקודת מבט נוספת ומוריד עומס רב מכתפי של בעל העסק. ככל שתרומתו אפקטיבית יותר, כך בעל העסק יכול להתרכז בנושאים החשובים באמת, הלקוחות.

האם מנהל כספים הוא בעצם מנהל חשבונות?

אצל בעלי עסקים רבים קיים "מיתוס" לפיו מנהל כספים ומנהל חשבונות הם היינו הך. ובכן, למרות הטייטל לא מדובר בתפקיד זהה. מנהל חשבונות עסוק ברישום הפעולות הכספיות של העסק (הקבועות והמשתנות). הוא מזין הוצאות, עוקב אחר הכנסות, מסייע בדיווחים לרשויות ומנפיק חשבוניות. תפקידו הוא במידה רבה טכני בלבד.

לעומתו, מנהל כספים בוחן את העסק ברמת המאקרו והמיקרו תוך שהוא שם דגש על ראייה מערכתית רחבה. למשל, האם יש הוצאות מיותרות שניתן לחסוך בהן, מהי עלות השכר הרצויה להעסקת עובדים, האם יש מוצרים שצריך להסיר, האם יש מוצרים שצריך להכניס, האם תקציב השיווק של העסק מניב את התמורה הרצויה ממנו וכדומה.

מהם תפקידיו המרכזיים של מנהל כספים חיצוני?

מנהל כספים חיצוני הוא פיתרון נהדר לעסקים קטנים ובינוניים. במיוחד עסקים שלא זקוקים למנהל כספים במשרה מלאה אך חייבים סיוע של איש מקצוע מומחה בהיקף שעות נמוך. במקום להתפשר על מנהל מתחיל וחסר ניסיון בהעסקה פנימית, העסק יכול לקבל את שירותיו של מנהל כספים מקצועי במסגרת מיקור חוץ.

היות שמנהל כספים מבצע את עבודתו כנגזרת ממשימותיו של העסק, תפקידיו משתנים ממקום למקום. על פי רוב, מנהל כספים חיצוני אחראי על הנושאים הבאים:

  1. פיקוח ובקרה על מחלקת הנהלת החשבונות.
  2. עבודה שוטפת מול רואה החשבון של העסק והרשויות.
  3. פיקוח על תזרים המזומנים של העסק.
  4. ניתוח דו"ח רווח והפסד תוך זיהוי אתגרים.
  5. בקרה על תקציבי פרסום.
  6. ייעוץ בהעסקת עובדים.
  7. ייעוץ בהתנהלות מול ספקים וקבלנים.
  8. עזרה בניסוח הצעות למכרזים ופרויקטים.
  9. הטעמת מערכות פיננסיות.
  10. ייעול נהלי עבודה ויצירת תהליכי עבודה מסודרים מבחינה פיננסית.
  11. סיוע בבדיקת היתכנות כלכלית לגבי נושאים ספציפיים (לדוגמה, האם להתקשר עם לקוח מסוים במחיר מסוים).
  12. סיוע בניהול משברים.

מנהל כספים חיצוני או פנימי?

אחת הנקודות המעניינות היא שלפעמים גם שיש לעסק תקציב להעסקת מנהל כספים פנימי במשכורת טובה (דהיינו, בעל ניסיון והשכלה), ייתכן שדווקא ניהול כספים במיקור חוץ הוא פיתרון טוב יותר. למנהל כספים חיצוני מספר יתרונות בולטים על מנהל כספים שמועסק In-House.

ראשית, מנהלי כספים חיצוניים עובדים לא רק מול העסק הספציפי אלא מול שורה של עסקים בתחומים שונים. הניסיון שלהם הוא רוחבי ועל כן ראייתם בהתאם. כמו כן, מנהל כספים חיצוני יכול להיות מועסק על בסיס היקף משתנה. ניתן להגביר את מעורבותו בעסק בזמנים רלבנטיים (כמו לפני השקת מוצר חדש, העסקת עובד או משבר), ולהוריד את הרגל מהגז בתקופות רגועות. כך, גם ההוצאה על מנהל הכספים עצמו הופכת לעניין דינאמי וחותרת למקסימום תמורה בעבור התרומה.

מעבר לכל אלה, מנהל כספים הוא דמות בכירה בארגון ולא אחת הוא בת הקול שלוחשת באוזנו של הבעלים. כאשר מדובר על עובד שמועסק במשרה מלאה קשה להחליט היכן לקבוע את המידור ואלו קלפים יישארו קרוב לחזה. הדברים נוחים הרבה יותר בהתנהלות מול מנהל כספים חיצוני. בנוסף, העסקת מנהל כספים חיצוני איננה דורשת יצירת יחסי עובד-מעביד על כל ההשלכות שיש לכך מבחינת העסק.

שאלות שתשאלו את עצמם לגבי הצורך במנהל כספים חיצוני:

  1. האם נושאים פיננסיים גוזלים ממכם זמן רב ביחס לתחומים אחרים?
  2. האם העסק נוטה לעשות שגיאות פיננסיות שגוררות התעסקות מיותרת עם הרשויות?
  3. האם אתם מרגישים שאתם זקוקים לגורם מקצועי להתייעץ עמו בנושאים פיננסיים?
  4. האם אתם מתלבטים ארוכות לגבי פרויקטים ותמחורים?
  5. האם אין לכם מחירון קבוע וידוע מראש?
  6. האם אתה לא מסוגלים לספק תשובה מהירה לשאלות קריטיות לגבי רווח והפסד (כולל לטווח קצר)?
  7. האם העסק שלכם סובל מפיגור בתשלומים לספקים ולקוחות?
  8. האם העסק סובל מגבייה לא אפקטיבית?
  9. האם העסק צומח ועומד בפני התרחבות (למשל, עומד לגייס עובדים)?
  10. האם העסק זקוק לגייס כספים מגורמים חיצוניים כמו משקיעים או בנקים?

הרשמו לניוזלטר וקבלו לתיבת האימייל טיפים מועילים לתכנון פיננסי נבון