איך מכינים תוכנית עסקית מוצלחת?

למעשה, במסגרת הכנת תוכנית עסקית, בעל העסק מוודא שמאחורי הרעיון שלו עומדת היתכנות כלכלית איתנה. כמו כן, לתכנון תוכנית עסקית יתרון משמעותי נוסף, אשר אפשר להכניסו תחת הכותרת "מטרה נלווית". במהלך הכנת התוכנית העסקית, בעל העסק נמצא בתהליך של סיעור מוחות כאשר פעמים רבות בין הרעיון הראשוני ובין התוצאה הסופית קיימים פערים כתולדה מכך.

הרכבת תוכנית עסקית כדאי לעשות ביחד עם גורמי מקצוע אשר יכולים לתרום הן מידיעותיהם המקצועיות וניסיונם, והן מהיותם גורמים אובייקטיבים. לא אחת, בניית תוכנית מתחילה עם פנייה למומחה אשר מספק שירותי ייעוץ עסקי. מדובר במומחה אשר יודע לאפיין את התוכנית העסקית, לכוון את בעל העסק בשלבים הראשונים, ולייצר כלים למעקב אחר התקיימותה של התוכנית בפועל (עם הקמת העסק).

תוכנית עסקית – חובה ולא זכות

בנייה נכונה של תוכנית עסקית היא בדרך כלל אחד המפתחות בדרך להצלחה עתידית. על פי רוב, ניתן לחלק תוכניות עסקיות לשני חלקים. החלק הראשון, המהותי, עוסק בקונספט שעומד מאחורי העסק, והחלק השני, הטכני, מבוסס על יצירת דרך פעולה תוך כדי התייחסות לפרמטרים בשטח. יש לזכור כי תוכנית עסקית צריכה לשקף כמה שיותר את המציאות אך גם להתייחס לסיבות שעומדות מאחורי הרעיון העסקי. למשל, עליה לבדוק האם הרעיון של היזם באמת "חסר בשוק" או שמא הוא קיים בגרסאות אחרות הנותנות מענה לצורך המדובר.

הגדרת הרעיון

החלק הראשון והחשוב ביותר בתכנון תוכנית עסקית טמון בהגדרה מדויקת של הרעיון אשר עומד מאחורי המיזם. קרי, הרעיון העסקי. יזמים רבים אשר מעוניינים לפתוח עסק עצמאי מתקשים להגדיר במדויק את המהות של המיזם ואת הרעיון המרכזי שעומד מאחוריו. למשל, יזם אשר מעוניין לפתוח בית קפה במקום מסוים צריך לדעת לא רק כיצד הוא רוצה לבנות את התפריט אלא גם מה הקונספט של המסעדה העתידית ומה הערך המוסף שהיא תביא לשוק הרלבנטי. ככל שהרעיון מופשט יותר, וככל שבעל העסק מתקשה יותר להגדיר אותו במילים, הדברים עלולים להקשות על השיווק של המוצר/השירות ללקוחות. אי לכך, כל תוכנית עסקית מתחילה בראש ובראשונה עם הגדרת הרעיון העסקי והצורך שעליו הוא מתכוון לענות.

איתור השוק ואיתור התחרות

בהנחה שהרעיון העסקי איננו פריצת דרך שטרם נראתה במחוזותינו, כל רעיון יזמי "משחק" בשדה מסוים אשר יש לזהות אותו ולהתחקות אחר מאפייניו. בעניין זה, חשוב להכיר היטב לא רק את הלקוחות הפוטנציאליים אלא גם את הלקוחות ה"לא-איכותיים" (קרי, קהלים אשר אין צורך לכוון את השיווק אליהם). בנוסף, תהליך האפיון כולל גם התחקות אחר מתחרים אשר פועלים בענף לרבות האופן שבו הם מנהלים את עסקיהם. איתור השוק נוגע גם לאלמנטים נוספים כגון תחרות עסקית, שיווק, פרסום, מיתוג ועוד.

אם נחזור חזרה ליזם שלנו שרוצה לפתוח בית קפה, עליו לבדוק היטב כמה בתי קפה ומסעדות פועלים בסביבה, מיהו ציבור הלקוחות שלהם, מהן השעות הפופולאריות יותר ומהן "השעות המתות", מהו סדר הגודל של המסעדות הפועלות באזור הספציפי, האם קיימות למקום דרכי תחבורה נוחות, האם ישנם שירותים נוספים שמסעדות בסביבה אינן מציעות (לדוגמה – שעות פעילות מאוחרות, תפריט מיוחד, משלוחים), איזה סגנון מסעדה חסר בסביבה וכדומה.

במסגרת התוכנית העסקית היזם צריך לבחון את הסוגיה לא רק במיקרו אלא גם במאקרו. דהיינו, כיצד פועלים בתי קפה במעגל הגדול יותר, מהו היקף הכנסותיהם, כיצד יש להתנהל מול עובדי בתי קפה (מלצרים, טבחים, מארחות, מנקים), מה דרוש מבחינת רשויות וכיוצא בזה. שימו לב, לא אחת, זהו שלב קריטי בתוכנית העסקית אשר יכול בהחלט לשנות במידה ניכרת את הרעיון הראשוני.

המודל הפיננסי של העסק

המודל הפיננסי של העסק הוא העיקרון אשר מבסס את ההיתכנות הכלכלית מאחורי המיזם. למשל, האם המוצר הוא מוצר חד פעמי, האם השירות ניתן לתקופה ממושכת, האם הלקוחות בענף הם לקוחות קבועים או מזדמנים, האם העסק ממתג עצמו כאטרקטיבי או יוקרתי וכו'. אפיון המודל הפיננסי הוא נגזרת של הרעיון המרכזי, ניתוח השוק ואיתור התחרות. כל אלה יכולים לשנות את המודל מקצה לקצה ולהשפיע על האופן שבו הרעיון מתעצב תוך כדי התוכנית העסקית.

השקעה ראשונית, מימון והוצאות שוטפות

כל עסק דורש השקעה ראשונית והוצאות שוטפות. לא אחת, ההשקעה הראשונית דורשת לא רק סכומי כסף משמעותיים אלא גם משאבים נוספים כזמן ואנרגיה. תוכנית עסקית חייבת להגדיר תקופת זמן להחזרת ההשקעה הראשונית תוך כדי התייחסות למודל הפיננסי והגב הכלכלי של היזם. ככל שהיזם נהנה מאיתנות כלכלית יציבה, כך מועד החזרת ההשקעה הראשונית יכול להיות רחוק יותר. בעת בחינת ההשקעה והחזרה צריך כמובן לשים לב גם להוצאות שוטפות של העסק תוך כדי. קשה לציין תשובה אחת ברורה בנוגע לתקופת החזר של השקעה ראשונית, שכן הסוגיה משתנה מעסק לעסק, אך ניתן להעריך כי בעסקים קטנים מדובר על פרק זמן של 3-5 שנים.

תמחור ורווחיות

ישנן דרכים רבות לחישוב רווחיות עסק ומדובר בפרמטר מרכזי בתכנון תוכנית עסקית. הסיבה ברורה אך הדרך איננה כה נהירה. מבחינת רווחיות יש לזכור מספר אלמנטים כגון מיסוי (מע"מ, ביטוח לאומי, מס הכנסה וביטוח בריאות), זכויות סוציאליות (פנסיה, קרן השתלמות), הוצאות שוטפות, בלאי, חובות אבודים ועוד. הרווחיות קשורה כמובן לתמחור ופעמים רבות היא מבוססת על הצלחתו של העסק בפועל. במסגרת תוכנית עסקית יש להגדיר גבולות גזרה מבחינת רווחיות אשר מתייחסים בדווקנות לכל אלמנט הקשור בהתנהלות השוטפת.

הסכמי שותפים

במידה ומאחורי העסק עומדים מספר שותפים ולא יזם אחד, חשוב כבר בתוכנית העסקית להגדיר היטב את חלקו של כל אחד ואחד מהם. זאת, לא רק מבחינת השקעה ראשונית אלא גם בנושאים כגון שעות עבודה בעסק, משכורות, תחומי אחריות וכו'.

שיווק

הצלחתו של עסק מבוססת על קהל לקוחות. הדרך אל הלקוחות עוברת בבחירה נכונה של פלטפורמות לשיווק ופרסום ועל כן בתוכנית העסקית יש לבחון היטב את כל אופציות בעניין זה. חשוב להפריד בין שיווק אפקטיבי לשיווק לא אפקטיבי על ידי פנייה לקהל יעד מפולח. למשל, מבחינת יזם בית הקפה שלנו, אם הוא רוצה למתג את עצמו כבית קפה שכונתי לזוגות צעירים ומשפחות, פרסום בפליירים בבתים יכול להיות אפקטיבי הרבה יותר מפרסומת ברדיו. זאת, מתוך הנחה שקהל הלקוחות של העסק מורכב מתושבי הסביבה ולא מתושבי המחוז.

לסיכום,

מומחים בתחום הייעוץ העסקי יודעים היטב כי הצלחתו של עסק תלויה רבות בתכנון מדויק ומקצועי של תוכנית עסקית. חרף כך, בעלי עסקים רבים "יוצאים לדרך" מבלי להתכונן כיאות עם תוכנית מסודרת. יודגש כי תוכנית עסקית איננה כוללת רק התייחסות לשלבי ההקמה או הפתיחה, אלא היא צריכה לגעת גם בגבולות זמן נוספים מבחינת החזר השקעה, רווחיות וכדומה. על מנת לעשות את זה נכון, ובכדי לחסוך זמן יקר (וכסף), מומלץ לפנות לגורמי מקצוע היודעים כיצד להרכיב תוכנית עסקית מנצחת